Responsable administratif H/F

Société : Groupe Nicollin
Lieu : Rhône (Auvergne-Rhône-Alpes)

Descriptif du poste

Société : Groupe Nicollin
Catégorie : Offre emploi CDI
Activité : Administration / Services publics
Lieu : Rhône (Auvergne-Rhône-Alpes)

Mission

Mission

s Générales :

Administratif – Relations avec lestiers externes

Transmettre les documents légaux aux fournisseurs /clients du groupe (attestations fiscales, URSSAF...).

Répondre aux diverses enquêtes obligatoires dansles temps impartis (INSEE, ...).

Assurer la mise à jour des documents sur lesdifférentes plateformes numériques (PROVIGIS...).

Rédiger les réponses aux courriers le nécessitant.

Assurer le suivi des loyers externes, et contrôlernotamment la facturation, le règlement par le service fournisseur àéchéance, la révision des baux.

Organiser et assurer la gestion des sinistres, horssinistres relevant de la flotte automobile ou de la multirisqueprofessionnelle, en relation avec les compagnies d’assurance du groupe.

Assurer le suivi du remboursement de l’ensemble desindemnités d’assurance du groupe.

Constituer les dossiers de défiscalisation liés auxinvestissements réalisés par les filiales ultramarines du groupe.

Assurer le suivi du remboursement de l’ensemble descréances fiscales et sociales du groupe.

Planification et organisation de réunions pour ledirecteur administratif et financier (réservation de salle, coordination del’ordre du jour, finalisation document de présentation, envoi de convocation).

Administratif interne

Gérer, enregistrer et assurer la réaffectation descourriers recommandés aux services concernés.

Transmettre les documents nécessaires auxcollaborateurs du groupe (attestations fiscales, URSSAF, assurance...).

Transmettre chaque trimestre au service desressources humaines les informations économiques et sociales relatives auxsociétés ayant constitué un Comité Social et Économique.

Rédiger les rapports de gestion des sociétés dugroupe.

Gestion des procédures internes

Recenser, organiser et assurer la mise à jour d’unebase de l’ensemble des procédures administratives, comptables et fiscales envigueur au sein du groupe.

Organiser la procédure d’accueil des nouveauxcollaborateurs, et notamment le circuit de formation aux outils informatiqueset procédures en lien avec la comptabilité selon leur fonction (collaborateursiège, centre, directeur...).

Vérifier que les agences comprennent et appliquentles procédures administratives internes définies.

Communication interne et externe

Suppléer si besoinle directeur administratif et financier dans les domaines suivants :

Assurer la communication des informationsfinancières et administratives à la Direction Générale du Groupe.

Assurer la communication des informations, desdirectives et/ou des recommandations au sein des sociétés (sociétés, agences,services…) via des notes de service, mails, entretiens téléphoniques, rapportsou autres supports.

Assurer la relation avec les commissaires auxcomptes (assistance et communication).

Assurer la relation avec les partenaires du Groupe(partenaires financiers, prestataires informatiques, autres en relation avec lafonction…).

S’assurer de la remise effective des documents, quelle que soit leur nature (documents d’embauches, contrats, sanctions disciplinaires etc…) au salarié concerné et de récupérer ceux-ci afin de les scanner pour VDC et de les classer dans les dossiers physiques.

Centraliser et remettre les documents à la signature de Baptiste MICHON et les donner à son destinataire, tout en tenant informée la DRH

Être la référente des salariés sur la partie admirative pour les salariés étrangers, le suivi des préconisations des visites médicales.

Transmettre toute demande des salariés et/ou responsable de services à la DRH

Profil

Vos compétences :

Vous êtes issu d’une formation dans le domaine administratif(RH, comptabilité,…)

Vous avez des notions de comptabilités

Management transversal

Piloter des projets

Autonomie

Pro activité

Force de proposition