BTP CFA Auvergne Rhône-Alpes est un acteur majeur de la formation aux métiers du Bâtiment et des Travaux Publics en région. L’Association accompagne chaque année plus de 8 000 apprentis au sein de ses 11 établissements et s’appuie sur une organisation structurée regroupant environ 620 salariés.
Son fonctionnement repose notamment sur des instances de gouvernance (Conseil d’Administration, Bureau) et une Direction Générale assurant le pilotage stratégique et opérationnel de l’ensemble des activités.
Dans ce cadre, le siège de l’Association recrute un(e) Assistant(e) de Direction & Secrétariat Juridique afin d’assurer la continuité et la qualité du fonctionnement administratif de la Direction Générale, des instances de gouvernance et des activités de secrétariat juridique, dans le cadre du départ à la retraite de l’assistante en poste.
1. Organisation et suivi des instances de gouvernance
* Assurer l’interface entre la Direction Générale, les administrateurs et les interlocuteurs internes et externes ;
* Organiser les réunions des instances (convocations, suivi des réponses, centralisation et préparation administrative des dossiers, logistique, accueil) ;
* Participer à la préparation des projets d’ordre du jour et des trames de procès-verbaux ;
* Centraliser, organiser et mettre à disposition les documents des instances sur les espaces documentaires dédiés ;
* Assurer le suivi des présences, pouvoirs et absences excusées, ainsi que la préparation des feuilles d’émargement ;
* Participer à la prise de notes lors des réunions des instances (Conseil d’Administration, Bureau) ;
* Assurer la tenue, la signature et l’archivage des procès-verbaux ;
* Vérifier et suivre les frais des administrateurs ;
* Apporter un appui administratif au Président et au Vice-Président.
2. Secrétariat juridique et gestion administrative des procédures disciplinaires
* Assurer un appui administratif quotidien au Responsable du service juridique dans le suivi des dossiers et activités du service ;
* Assurer la préparation et le suivi administratif des procédures disciplinaires apprenants ;
* Préparer, mettre en forme et envoyer les convocations et notifications ;
* Constituer, suivre et archiver les dossiers disciplinaires ;
* Assurer le suivi des échéances procédurales ;
* Assurer la tenue et la mise à jour des tableaux de suivi des décisions disciplinaires ;
* Participer à la relecture des procès-verbaux disciplinaires ;
* Garantir la traçabilité et la sécurisation documentaire des dossiers.
3. Gestion administrative et circulation de l’information
* Gérer le courrier entrant et sortant (réception, traitement, suivi) ;
* Garantir l’accueil physique et téléphonique du siège ;
* Rédiger et mettre en forme les documents administratifs, institutionnels et supports de présentation (courriers, notes, tableaux, PowerPoint) ;
* Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et juridiques ;
* Participer à la mise en œuvre et à l’amélioration continue des procédures administratives.
4. Organisation logistique et appui à la Direction
* Organiser la logistique des réunions et événements du siège ;
* Assurer la gestion des commandes de fournitures et petits équipements dans le respect des procédures et budgets ;
* Préparer le relevé de décisions du CODIR ;
* Vérifier et suivre les frais des directeurs.
5. Gestion de l’intendance et suivi administratif spécifique
* Suivre les besoins liés au fonctionnement des locaux ;
* Coordonner les interventions des prestataires externes (ménage, maintenance, fournitures…) ;
* Assurer le traitement des contraventions (collecte des éléments, déclaration sur plateforme ANTAI) ;
* Assurer le suivi administratif de la GED, des bons de commande et des factures du service.
6. Participation aux projets
* Contribuer aux projets du siège et/ou régionaux ;
* Participer à l’amélioration continue des pratiques administratives et organisationnelles.
Profil recherché
Formation et expérience
* Formation Bac +2 à Bac +3 en assistanat de direction, gestion administrative ou domaine juridique (BTS SAM, BTS GPME, DUT/BUT GEA, Licence professionnelle ou équivalent) ;
* Expérience confirmée d’au moins 5 ans dans une fonction similaire d’assistanat de direction ;
* Une expérience en environnement associatif, institutionnel, multisites, juridique ou en lien avec des instances de gouvernance (Conseil d’Administration, Direction Générale, Bureau) serait fortement appréciée ;
* Une expérience dans le suivi de dossiers sensibles ou confidentiels constitue un atout.
Compétences et qualités attendues
Compétences techniques
* Excellente maîtrise rédactionnelle, orthographique et de mise en forme de documents administratifs, institutionnels et juridiques ;
* Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, PowerPoint et Outlook ;
* Maîtrise des outils numériques et aisance dans les environnements digitalisés ;
* Bonne maîtrise d’Excel ainsi que des outils collaboratifs et de gestion documentaire ;
* Très bonnes capacités d’organisation, de coordination et de gestion des priorités ;
* Rigueur dans le suivi des procédures, des échéances et des circuits de validation ;
* Capacité à assurer le suivi administratif de dossiers sensibles et confidentiels ;
* Appétence pour les sujets juridiques et les environnements normés.
Qualités relationnelles
* Sens élevé de la confidentialité et de la discrétion ;
* Excellentes qualités relationnelles, sens du service et de l’écoute ;
* Rigueur, fiabilité et sens de l’organisation ;
* Réactivité et capacité d’anticipation ;
* Autonomie dans la gestion quotidienne des missions ;
* Capacité à travailler en transversalité avec des interlocuteurs variés ;
* Souplesse, adaptabilité et agilité dans la gestion des priorités ;
* Capacité à gérer les imprévus et les variations de charge d’activité ;
* Sens de l’accueil et posture professionnelle positive.
Conditions
* CDI – Temps plein (35h)
* Prise de poste : 1er septembre 2026
* Statut : ETAM
* Rémunération selon profil et expérience : 34K€ à 36K€ bruts annuels, versée sur 12,8 moisCLIQUER ICI POUR POSTULER
