Société : Santé publique France Lieu : Val-de-Marne (Île-de-France)
Descriptif du poste
Société : Santé publique France Catégorie : Offre emploi CDI Filiere : Fonctions Médicales & Sociales Metier : Directeur d'Etablissement Lieu : Val-de-Marne (Île-de-France)
Mission
Description du poste
Missions
Placé sous l’autorité de la Directrice de la DiRe, il a pour mission d’assurer le secrétariat. Il organisera son travail en binôme avec une autre assistante, afin de garantir la permanence du secrétariat, notamment en période de congés.
Activités
Gestion administrative et financière
Pour les documents relevant directement de leur activité ou ceux confiés par ses supérieurs hiérarchiques, concevoir et mettre en forme les documents, organiser le classement et l'archivage des documents ;
Suivre la vie des processus de gestion administrative et financière au sein de la direction en lien avec le référent administratif et financier de la direction ;
Assurer la gestion des ordres de mission et états de frais des personnes de l’équipe de Saint-Maurice, des personnes extérieures participant aux réunions et des agents des Cellules régionales sans assistante
Organiser l’agenda, les rendez-vous de la directrice et de son adjointe, planifier des réunions Teams ;
Saisir et assurer le suivi des différents documents dans Elise ;
Constituer les parapheurs et s’assurer du bon déroulé du circuit de validation ;
Vérifier les courriers mis à la signature du directeur en veillant à l’application de la charte graphique de l’établissement et des règles administratives ;
Organiser les commandes via le logiciel Qualiac.
Soutien au métier
Préparer et organiser les réunions (convocations, dossier préparatoire, envoi des invitations, vérifier la conformité de l’installation de la salle et la livraison des éléments demandés) ;
Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les documents en interne et en externe.
L’assistant pourra également apporter un soutien aux activités de réponse aux alertes dans la limite de ses compétences et contribuer aux démarches transversales visant à mieux structurer la fonction d’assistant.
