Société : cdg69 Catégorie : Stage Filiere : Fonctions Médicales & Sociales Metier : Directeur d'Etablissement Lieu : Val-d'Oise (Île-de-France)
Mission
Détails de l'offre
Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 1ère classe Adjoint adm. principal de 2ème classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Assurer les missions d’aides permanentes à la direction en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers. Lors de surcharges ponctuelles de missions de l’équipe. Missions / conditions d'exercice . Assurer le lien avec la direction - Gestion de l’agenda de la direction - Gestion de la boîte mail de la direction (validation, avis, urgences, etc en son absence…) - Accueil téléphonique et physique, information et orientation des personnes et des services qui sont en lien avec la DEEFI - Gestion des réponses aux courriers relatifs aux implantations économiques (CEEVO, départements….) ou à l’emploi - Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports officiels, notes…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser - Prise de contact, saisie et mise à jour des bases de données utilisées – logiciel AGDE- (mise à jour des interlocuteurs, mails, fiches des partenaires et entreprises) - Constitution et préparation de dossiers de la Direction - Réalisation de mailings - Assurer la gestion des demandes de réservation des salles de réunion, véhicules.. - Organisation en lien avec la logistique et les assistantes de direction des services de la collectivité - Assurer la mise à jour du rétro planning de la direction - Classer et archiver les documents et informations sur le serveur - Assurer la gestion du véhicule de la direction et des autres équipements nécessaires au bon fonctionnement de la cellule (Foot print, réservation matériel informatique pour les ateliers….) - Assurer la gestion et le suivi des manifestations internes et externes organisées les différentes unités de la direction (volet évènementiel) - Suivi de l’actualité et veille économique/emploi - Organisation et suivi du calendrier de la programmation de la direction - Gestion des congés de l’équipe - Commande de fournitures - Saisie sur Air délib - Suivi du dossier Politique de la ville Profils recherchés . Notions d’organisation et de gestion du temps de travail · Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement d’une collectivité et d’un EPCI · Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat · Bonnes capacités rédactionnelles · Très bonne maîtrise des techniques bureautiques · Tableaux de bord et outils de planification et suivi · Annuaire des partenaires/CLIQUER ICI POUR POSTULER
